20 bilgisayarlı işletmede tek kişilik IT'nin haftalık rutini

Yirmi bilgisayarı olan bir işletmede IT işi genellikle bir kişinin üstündedir ve o kişinin asıl işi başka bir şeydir. Muhasebeye yardım eder, yazıcıyla uğraşır, telefon santraline bakar, bazen kapıdaki kameraya da. Planlı bir kontrol yapılmaz, çünkü planı yapacak vakit yoktur. Bir şey bozulunca bakılır.

Buna yangın söndürme deniyor ve kimse bundan hoşlanmıyor. Asıl can sıkıcı tarafı, yangınların bir kısmının haftalar önceden görülebilir olması. Dolmak üzere olan bir disk, aylardır güncellenmemiş bir bilgisayar, bitmesine iki hafta kalmış bir lisans. Bunları yakalamak için haftada bir saat yetiyor. Aşağıdaki liste o saati beş küçük parçaya bölüyor; hepsini tek seferde yapmaya kalkmayın, dördüncü haftada bırakırsınız.

Süreler yaklaşık. Sizin düzeninizde farklı çıkabilir, önemli değil.

Haftanın görünümü

Pazartesi, 15 dakika: ne yanıyor?

Haftanın ilk işi bu soruya cevap vermek.

• Panelin ana sayfasında çevrimdışı ya da uzun süredir sessiz cihaz var mı? Bir bilgisayarın bir gün sessiz kalması normal; kapalıdır, kullanıcı izindedir. Üç gün sessiz kalan bilgisayar bir soru işareti.
• Bayraklı cihaz var mı? Antivirüs imzası eski, BitLocker kapalı, disk %90'ın üstünde, yeni bir yerel yönetici hesabı. Bayrak çıktıysa o cihazı o hafta halledin. "Sonra bakarım" denen bayrak iki hafta sonra on tane olur ve artık hiçbirine bakılmaz.
• Bekleyen komut var mı? Uzaktan verdiğiniz bir komut tamamlanmamışsa nedenini öğrenin; çoğu zaman cihaz o sırada kapalıdır, bazen de değildir.

Bu kısım panelde tek ekran.

Salı, 10 dakika: güncellemeler

Bekleyen güncelleme sayısı yüksek olan ve uzun süredir yeniden başlatılmamış makinelere bakın. Windows güncellemelerinin çoğu aslında inmiştir, yalnız bir yeniden başlatma bekler; listede "yüklenmedi" görünmesinin nedeni budur.

Pratik bir yol: her hafta aynı günü ayırın ve kullanıcılara önceden söyleyin. "Salı öğleden sonra bilgisayarınızı yeniden başlatın" cümlesi, panelden zorla yeniden başlatmaktan çok daha az sürtüşme çıkarıyor. Gerçekten gerektiğinde panelden de gönderirsiniz; geri sayım süresini siz seçersiniz, kullanıcı ekranında uyarı görür.

Çarşamba, 10 dakika: yedekler

Bu madde bilerek listede, ama bunu EndpointGuard yapmıyor. Yedeklerin çalışıp çalışmadığına elle bakmanız gerekiyor: son yedeğin tarihi, boyutu, hata var mı.

Ayda bir de bir adım ileri gidin ve tek bir dosyayı gerçekten geri yükleyin. Geri yüklenemeyen yedek, yedek değildir. Bunu yazıyoruz çünkü kontrol listelerinde en sık eksik olan madde bu; herkes yedek aldığını bilir, geri yüklediğini bilen azdır.

Perşembe, 10 dakika: kişiler ve yetkiler

• İşe yeni başlayan ya da ayrılan var mı? Ayrılan kişinin bilgisayarı, hesapları ve varsa üstündeki lisanslar kime geçecek?
• Panelde personel kaydında kişiyi "ayrıldı" diye işaretlerseniz ona atanmış cihazların ataması düşer. Kayıt silinmez; geçmiş tarihçede "bu makineyi kim kullanıyordu" sorusunun cevabı kalır.
• Yerel yöneticiler grubuna yeni biri eklenmiş mi? Tarihçede görünür. Tanımadığınız bir hesap varsa o cihaza o gün bakın, ertesi güne bırakmayın.

Cuma, 10 dakika: değişiklikler ve ağ

Haftanın sonunda geriye bakın.

• Cihazların tarihçesinde bu hafta yeni kurulan yazılım var mı? Beklemediğiniz bir şey kurulmuşsa kim kurdu, neden?
• IP Pinger kullanıyorsanız olay listesine bakın. Ağ geçidi ya da sunucu bu hafta kesintiye uğramış mı? Kimse şikâyet etmediyse fark etmemiş olabilirsiniz; şikâyet etmemeleri sorun olmadığı anlamına gelmiyor.
• Önümüzdeki 30 gün içinde biten lisans var mı? Tedarikçiyle yenileme görüşmesi bazen haftalar sürüyor.

Cuma kontrolünün tek amacı pazartesiye sürpriz bırakmamak.

Ayda bir, 30 dakika

Haftalık işlerin üstüne ayda bir:

• Disk doluluğuna bakın. Bayrak %90'da çalıyor; ayda bir hangi disklerin o eşiğe yaklaştığını görmek size birkaç hafta kazandırır.
• Envanteri satın alma kayıtlarıyla karşılaştırın. Elinizde olduğunu sandığınız lisans sayısıyla kurulu sayı tutuyor mu?
• Emekliye ayırdığınız cihazları listeden kaldırın ya da etiketleyin. Eski kayıtlar listeyi gürültülü yapar, gürültülü listeye bakılmaz.
• Yedeği gerçekten geri yükleyin (çarşambada anlattık).

Bakmadığınız şeyler

Bir kontrol listesi, neyi dışarıda bıraktığını da bilmeli.

Her şeyi izlemeyin. Yirmi bilgisayar için yüz gösterge çok; hiçbirine bakmazsınız. Dört bayrak, bir olay listesi, bir lisans listesi. Bu kadarına bakılır.

Bir uyarı kimseyi harekete geçirmiyorsa kapatın. Bir şey haftada beş kere "dikkat" diyorsa ve siz her seferinde "boş ver" diyorsanız, altıncıda gerçek bir sorun olsa da bakmayacaksınız.

Bir de: her ayrıntıyı bir yere yazmaya çalışmayın. Excel'e yazılan şey yazıldığı gün doğrudur, bir ay sonra değildir. İyi bir envanter bu bilgiyi sizin yerinize tutar ve değişince söyler.

Tatile çıktığınızda

Tek kişilik IT'nin asıl derdi, o kişi yokken ne olacağı. Kısa bir listenin iyi tarafı, başka birine devredilebilmesi.

Panelde yalnız görüntüleme yetkisi olan bir kullanıcı açabilirsiniz. Tatilden önce şirkette güvendiğiniz birine bu hesabı verin; pazartesi sabahı Dashboard'a baksın, bayraklı cihaz görürse sizi arasın. Teknik bilgi gerekmiyor; "bayrak var mı?" sorusunun cevabı ekranda görünüyorsa iş görüyor. Bu hesap komut gönderemez, ayar değiştiremez. Yalnız bakar.

Toplam: yaklaşık bir saat

Beş küçük blok ve ayda bir yarım saat. İlk haftalar daha uzun sürer, çünkü birikmiş ne varsa o zaman çıkar. Dördüncü haftadan sonra çoğunlukla "bayraklı cihaz yok" diye bitiyor. O noktada artık bu işi planlı yapan biri olmuşsunuzdur; yangın söndürmek yerine.

Panel kurulu değilse listenin önemli kısmını elle de yapabilirsiniz, ama yirmi bilgisayarda elle tur uzun sürmüyor, iki ayda bırakılıyor. İlk beş cihaz ücretsiz; bir hafta deneyin.